和任何行业一样，客户服务是物业管理成功的关键. 然而，在物业管理中提供优秀的客户服务往往是说起来容易做起来难. 幸运的是，有一些客户支持技巧可以让你的公司脱颖而出.

 

The Importance of Customer Service in Property Management

Many Americans consider customer service as one of the deciding factors of whether or not to patronize a company. 糟糕的客户服务会赶走生意，让你的公司名声扫地. 它甚至会影响其他潜在客户避开你的业务.

显然，对任何公司来说，拥有优秀的客户服务都是必要的. 然而，在物业管理行业，这并不总是能很好地转化. 在其他行业，提供良好的客户服务通常更容易.

在餐饮业，这意味着微笑着为顾客提供优质服务. 在零售业，这意味着了解你的产品并妥善处理退货等问题. But, what about property management?

 

7 Ways to Enhance Property Management Customer Service

物业管理公司有两个主要客户需要取悦:业主和租户. Happy tenants can increase your resident retention rate, leading to satisfied property owners.

And when property owners are happy, they can refer you to other property owners, generating more clients. 尽管复杂，客户服务和物业管理是相辅相成的. 这里有一些建议，你可以用它来提高你的客户服务:

 

1. Make a Good First Impression

You know what they say, first impressions last. 你的客户与你的第一次互动是通过屏幕还是面对面, it is important to make a good first impression.

If you have a website, make sure it communicates your values. The same goes for your social media presence. 确保你塑造出一个值得信赖的人物形象，一个知道你的客户想要什么的人.

If you are showing a property to a prospective tenant, you can make a good first impression by showing up on time. Actively listen to what the prospect has to say or ask. More importantly, know the answers to their questions. 你必须对房子和附近的环境有很好的了解.

 

2. Communicate

物业管理公司最好的客户服务习惯之一就是定期沟通. 任何时候都要与你的租客和客户保持开放的沟通.

Make it convenient for them to reach you. Provide them with a hotline or email address. While it is important to give your tenants privacy, 时不时地查看一下，这表明你有兴趣培养一段长久的关系. 增加个人风格会让你的客户和租户清楚地知道你真的关心他们.

 

3. Maintain Accessibility

你的客户和租客应该能够在一天中的任何时间与你的公司取得联系. 紧急情况总会发生，而且可能发生在最不方便的时候. 自然灾害不会遵循时间表，因此您的客户支持应该相应地调整. 确保为租户和客户提供电话号码，以便他们在紧急情况下能够联系到你.

 

4. Address Complaints in a Timely Manner

Client and resident concerns can pop up every now and then. 这些问题从小到大都有. Either way, your job is to address these concerns promptly.

同理心对于建立牢固而有意义的关系至关重要. 当租客和客户向你提出问题时，一定要有同理心. 让他们知道你很抱歉他们有这样的感觉或经历这个问题. Then, take the necessary steps to resolve their complaint.

优秀的物业管理客户服务也需要了解 how to deal with difficult tenants. 理想情况下，你不会遇到租房问题，每个人都能和睦相处. 但是，困难的租户确实存在，而且在筛选过程中你可能不会发现他们.

另一个赢得客户或租户信任的方法是积极主动. Anticipate their needs and concerns. 找出他们经历的共同问题，然后在问题出现之前解决它们. 如果你遇到了意想不到的问题，把它当作一次学习经验.

 

5. Transparency and Convenience

让你的客户知道你的需要在过去可能对你有用，但是 modern property management revolves around transparency. Property owners and residents want to stay in the loop. 值得庆幸的是，有了科技，保持透明并不是那么难.

You can set up an online portal, app, 或者网站，你的客户和租户可以查看他们需要的一切. 如果他们想查看租赁协议，只需点击几下鼠标. If your client wants to know how you’re spending their money, they can view financial transactions using the same medium.

Another benefit of a dedicated portal or program is convenience. 租户可以提交维护请求，甚至支付租金也相对容易.

 

6. Work With Competent Vendors

一些物业管理公司在公司内部负责维修工作, while others rely on a network of vendors. If you belong to the latter, 确保与你合作的公司或承包商是有能力和可信的. 没有人想要和鲁莽的承包商打交道，尤其是你的房客. Negligent vendors can also put your clients in legal trouble.

 

7. Conduct Surveys

你可能会对进行居民调查感到不安，因为你不知道你会得到什么样的反馈. 负面的反馈可能会让人感到沮丧，但它也提供了一个学习和成长的机会.

Additionally, 直接询问你的居民有时是真正了解他们的感受或他们想要什么的唯一方法. 这也是一种负责、积极主动、向住院医生表明你关心他们的好方法.

Conducting surveys is easy enough. 您可以确保在线调查工具或张贴问卷在您的在线门户网站. You can even call them one by one if time permits. Make sure to ask the right questions, too. 问他们他们认为你应该开始做什么，停止做什么，继续做什么. 这样，你可以得到有用的答案，并鼓励他们参与进来.

 

Starting Somewhere

良好的物业服务是物业管理的主要要求. 它不仅能让你留住现有的客户和居民，还能在这个过程中吸引新的客户. You may not have the best customer support right now, but you can easily fix that by taking this first step. 遵循这些建议，你将在你的道路上更好的客户服务.

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